Les partenariats d'affaires, comme toutes les relations, reposent sur la confiance et le respect mutuel. Même si les interlocuteurs sont de même culture, ce n'est pas toujours facile. Alors s'ils viennent de mondes culturellement très différents, on souhaite naturellement éviter les légers malentendus quasi inévitables en créant un climat aussi agréable que possible. Les grandes différences qui existent entre les cultures chinoise et européenne conditionnent par ailleurs un cadre optimal pour des négociations fructueuses.
Par exemple, le rang social est encore très important en Chine : le personnage le plus important doit donc être salué en premier avant d'être présenté aux autres personnes présentes. Voilà un premier pas de franchi sur le chemin d'une négociation réussie. Le calme et la sérénité de la conversation sont pour les Chinois synonymes de respect. En Europe, les négociations commerciales sont souvent très directes ; on y expose franchement les faits et les partenaires sont mis face aux problèmes. Une telle démarche serait vécue comme un affront par des Chinois, mettant rapidement en péril toute chance d'aboutissement.
La courtoisie est la base de toute conversation en Chine. En revanche, transparence et franchise ne doivent transparaître qu'entre les lignes, sans être exprimées directement. Si en Europe on aime appeler les choses par leur nom, c'est plutôt l'inverse dans l'empire du milieu. Le proverbe "écoutez avec le cœur ce que l'autre ne peut exprimer par des mots" décrit bien ce qui est important pour communiquer avec les partenaires chinois. Souvent, la teneur d'un propos ne suffit pas ; c'est la manière dont on le formule qui lui donne tout son sens. C'est pourquoi les interprètes à distance aiment utiliser les outils vidéo modernes : parce que les mimiques et l'expression corporelle permettent de souligner et de préciser les propos. En Chine, l'apprentissage des langues étrangères à l'école est essentiellement écrit. Savoir lire et écrire une langue est plus important que la comprendre et la parler. Dans le même temps, il est considéré comme inconvenant et honteux de dire à son interlocuteur qu'on n'a pas compris ce qu'il vient de dire. Pour les réunions où des questions complexes doivent être traitées et des termes techniques spécifiques utilisés, envoyer à l'avance un ordre du jour écrit peut être une solution judicieuse pour tous les intervenants.
En Chine, les réunions virtuelles n'ont rien d'exceptionnel. En raison de sa taille, le pays a depuis longtemps l'habitude des écrans. Les interprètes à distance sont une évidence lors de réunions virtuelles avec d'autres partenaires, et la confiance passe également par eux. Si les managers et les dirigeants européens basent la confiance mutuelle sur la compétence et la fiabilité, en Chine, c'est plutôt une question de cœur. Les Chinois bâtissent une relation qui implique plus qu'une simple conversation d'ordre commercial. Un interprète par téléphone ou visioconférence ne devra donc pas se contenter de traduire les faits, mais aussi savoir restituer les aspects émotionnels afin de refléter l'intérêt des personnes l'une envers l'autre. Avec les partenaires chinois, les conversations personnelles sur la famille et les vacances en début de réunion ne sont pas rares et ne doivent pas être écourtées. Après les présentations, des bavardages virtuels, y compris avec le visio-interprète sont une bonne chose pour créer une atmosphère détendue. Lorsque les négociations deviennent difficiles lors d'une visioconférence, la maîtrise de soi est un élément important. En Chine, on reste détendu, calme et posé même si les désaccords sont importants. Dans une réunion en ligne aussi, faire preuve de calme et se sérénité offre davantage de chances d'atteindre son but. Cependant, le meilleur interprète à distance ne pourra, même en restant calme et courtois, rattraper une gestuelle trop expressive, de sorte que l'interlocuteur pourrait bien mettre fin rapidement à une situation tendue, voire faire échouer l'entretien.
