Comment bien organiser sa réunion « online » en ayant recours à un interprète ?

Dans le nouveau monde professionnel, conséquence du COVID 19, les conférences téléphoniques, audioconférences souvent dénommées « Callconf » ainsi que les visioconférences deviennent incontournables en raison de la limitation des déplacements et du télétravail. Nos habitudes de travail doivent donc s’habituer à cette petite révolution.

Fréquemment, les intervenants ne s’expriment pas dans la même langue.

De plus, parfois, s’exprimer dans une langue étrangère en ayant recours à ces nouveaux outils de travail n’est pas aussi aisé que de le faire « face à face ».

Pour qu’une réunion téléphonique ou une visioconférence avec l’assistance d’un interprète « online » soit vraiment efficace et réponde aux attentes des entreprises, il faut suivre des règles incontournables.

• Dans un premier temps, l’organisateur de la conférence téléphonique ou visioconférence doit définir la langue de départ et d’arrivée.
• Un ordre du jour précis devra être établi afin que la spécialité de l’interprète soit arrêtée. Il est à noter qu’un interprète reste un interprète et non un technicien. Il sera simplement familiarisé avec le secteur.
• Bien-entendu, la ponctualité sera de bon goût. Il sera préférable que les participants aient reçu une notification par mail précisant la date et l’heure du début de l’évènement. En cas de visioconférence, le lien de connexion devra être remis à chaque participant.
• Concernant les interprétations téléphoniques, TRADUPHONE dispose de ses propres salles virtuelles de conférence, point essentiel pour la qualité de la prestation. Pour les visio-interprétations, nous avons retenu deux prestataires leaders de cette spécialité : ZOOM et MICROSOFT TEAMS.
• Une réunion « online » peut s’avérer parfois difficile à suivre et animer une réunion en ligne assistée d’un interprète requière une certaine « autorité » pour obtenir de chaque participant qu’il suive les règles énoncées ci-après. L’animateur devient un véritable arbitre de la discussion.

En effet, à ce jour, l’interprétation simultanée « online » ne s’adapte pas, aux besoins des petites réunions pour des raisons techniques et économiques. Cela est possible pour des grandes conférences internationales mais l’infrastructure et les ressources humaines impliquent des coûts importants voire exorbitants.

Il va donc falloir accepter de s’organiser afin de laisser un certain temps à l’interprète pour traduire la teneur des propos échangés, ce qui n’est pas évident. Par ailleurs, les phrases doivent être relativement courtes. Il faut donc s’assurer que le temps imparti à chaque intervenant soit respecté ce qui est important pour que la réunion soit productive. Si les intervenants se coupent constamment la parole par exemple, la prestation d’interprétation sera totalement inefficace.

Il semble aussi important, qu’en fin de réunion, les points principaux de la teneur de cette réunion soient rappelés, que les décisions arrêtées et les idées résumées. Ainsi, chacun les gardera en tête plus facilement.

Sur demande et après accord des participants, la réunion pourra être enregistrée et retranscrite par TRADUPHONE dans le plus respect des règles de confidentialité.

En suivant ces quelques principes de base, et en ayant recours aux prestations d’interprétation téléphonique et de visiointerprétation de TRADUPHONE vous pourrez être mieux compris et rendre vos réunions « online » plus productives.

TRADUPHONE est la filiale spécialisée dans les prestations d'interprétation « online » du groupe OPTILINGUA INTERNATIONAL

Vous pourrez en savoir plus sur notre site https://traduphone.com/